Así es como la digitalización ahorra tiempo en la contabilidad de los autónomos y los negocios

Guardar los tiques en un sobre y pasarlos a una hoja de Excel cada tres meses es una tarea que llevan a cabo aún hoy no pocos autónomos. Pero gracias a la digitalización este proceso puede automatizarse y ahorrar así, a los responsables de los pequeños negocios, un tiempo que poder dedicar a su propia labor.

Esto es lo que proponen precisamente las plataformas de gestión de gastos modernas, que incorporan funciones como la captura instantánea de gastos, emisión de tarjetas corporativas que registran operaciones en tiempo real y sincronización directa con el software contable.

En este sentido, Wallester ofrece varias herramientas pensadas para automatizar las etapas que consumen más tiempo. Entre otros:

Detector automático de datos en los tiques.
Emparejamiento de recibos con transacciones de tarjetas.
Aplicación de reglas y políticas de pago al instante.
Panel de informes en tiempo real.

El lastre del papel: ¿por qué no sirve ya el método tradicional?

Todo lo anterior evita los problemas más habituales de llevar la contabilidad a mano: los recibos en papel se pierden, llegan deteriorados o la tinta ha desaparecido. Sin hablar de que a la hora de introducirlos en el ordenador de forma manual es habitual cometer errores; por lo que presentar las cuentas acaba retrasándose o tienen que corregirse.

Y es que, con Wallester se puede sustituir el tique fotocopiado por una foto en el móvil con lectura automática de los datos (mediante reconocimiento OCR), que se asocia al movimiento correspondiente de la tarjeta con la que se ha hecho el pago, todo en cuestión de segundos.

Esto reduce tanto el tiempo de gestión como las incidencias en la contabilidad y permite que el proceso deje de ser una tarea separada para integrarse en la operativa diaria, pasando a ser un registro continuo y ordenado.

Beneficios prácticos para autónomos y pymes

Para un autónomo, eso se traduce en ventajas prácticas y directas. Por ejemplo, un técnico que realiza instalaciones en distintos municipios. Con el sistema tradicional, el profesional va guardando los tiques y empieza a cuadrar los gastos a final de mes (perdiendo unas horas que no factura).

Con una solución digital, basta con fotografiar el tique en el acto; la app extrae tanto el importe como la fecha y el proveedor, y lo asocia automáticamente al pago con la tarjeta virtual que se ha generado para ese trabajo.

Si el gasto excede un límite definido, se puede mandar una notificación para comprobarla y la operación queda en revisión; si no, se registra y se envía al software contable. El resultado: reembolsos más rápidos, menos errores y datos disponibles para decidir al momento.

Además, Wallester tiene previsto lanzar en breve un producto específico para freelancers, que se sumará a las funcionalidades actuales y al futuro servicio de transferencias. Aunque aún no hay fecha definida, será una herramienta adaptada a las necesidades de aquellos profesionales que trabajan por cuenta propia.

Integración real y sincronización de datos

Y es que, esa integración con los programas de contabilidad supone un punto crítico. La verdadera automatización no se limita a capturar tiques, sino a que esos datos lleguen hasta el registro de cuentas.

Para lograrlo, soluciones como Wallester ofrecen conectores y API que permiten exportar o sincronizar gastos con los programas de contabilidad más habituales, evitando tener que introducir manualmente los datos.

Por su parte, para un pequeño negocio, esto supone la posibilidad de prescindir de parte del habitual servicio externo de contabilidad o, por lo menos, reducir su coste al necesitar menos carga de trabajo por parte del asesor.

No obstante, la transición del método manual por un sistema automático no está exento de seguir una mínima disciplina. Por ejemplo, conviene definir unas categorías claras de los gastos, así como formarse en el uso de la app y establecer unas políticas de aprobación realistas.

Las ventajas superan cualquier reticencia

Y aunque algunos preferirán llevar las cuentas en papel, la reticencia suele superarse con las ventajas que suponen las herramientas de Wallester, como notificaciones push en móviles, que recuerdan adjuntar el tique, y reglas que hacen más evidente el beneficio (por ejemplo, reembolsos inmediatos).

A esta lista de beneficios se suma una funcionalidad recientemente incorporada: la posibilidad de cambiar, de forma gratuita, entre 10 divisas dentro de la cuenta. Sin comisiones adicionales y aplicando los tipos de cambio de VISA. Una ventaja relevante para los pequeños negocios que realizan pagos internacionales, ya que les permite ahorrar en conversiones y evitar costes en operaciones de divisas.

Además, a la larga, el ahorro en horas y la reducción de errores convierten estas inversiones en una ventaja competitiva, especialmente para quien lo gestiona todo y además tiene que hacer frente a su negocio.

En términos económicos, a ese menor número de horas dedicadas a la labor administrativa, la automatización también facilita detectar gastos que se disparan, reasignar presupuestos por proyecto o identificar aquellos proveedores menos eficientes.

Y para un autónomo con recursos limitados, esa visibilidad continua de las cuentas es tan valiosa como cualquier ahorro directo de costes.