El nuevo control horario que quiere imponer Díaz aún guarda más obligaciones desconocidas para las pymes

1. Los expertos recomiendan que los programas para el registro de la jornada presenten alta seguridad en el tratamiento de los datos
2. Información básica a la que se podrá acceder con el nuevo registro de jornada

El presidente del Consejo Español para el Registro de Jornada (CERJ), explicó en una jornada del Consejo General de Economistas de España (CGE) que ya se está trabajando en otras obligaciones que deberán cumplir los autónomos y pymes con el nuevo control horario digital que quiere implantar la ministra Yolanda Díaz.

Entre estas obligaciones estaría que los sistemas utilizados para cumplir con el nuevo registro horario cuenten con una certificación que garantice la protección de los datos de los empleados.

Desde que el pasado mes de octubre el Ministerio de Trabajo y Economía Social anunció que iba a publicar un nuevo Real Decreto sobre control del registro horario, agentes sociales, partidos políticos, y, sobre todo, autónomos y empresas con empleados a su cargo, se encuentran pendientes de qué deparará el nuevo texto. 

Trabajo sacó el documento a audiencia pública el pasado 9 de octubre, adelantando las claves principales sobre las que se regirán los nuevos controles de la jornada de los trabajadores.

En el acto también intervinieron el presidente del CGE, Miguel Ángel Vázquez Taín, el presidente de EAL, Jesús Fernández-Bravo Pinto y Verónica Martínez Barbero, portavoz de la Comisión de Trabajo, Economía Social, Inclusión, Seguridad Social y Migraciones del Congreso.

Una de las claves del nuevo control horario podría estar en el tratamiento de los datos

El registro horario se implementó como obligatorio en 2019, a través del Real Decreto Ley 8/2019, para exigir a todos los autónomos y empresas con empleados a registrar las horas de entrada y salida de sus trabajadores, con independencia del tamaño del negocio y del número de empleados. 

Ahora, a la espera de que se publique el texto definitivo con los cambios del nuevo control horario y que llevará a su completa digitalización, el presidente del CERJ ya se encuentra avisando de que será importante mantener la protección de la información que se coteja de los empleados. Un tema que preocupa a las empresas. 

La información del registro deberá ser accesible para los representantes legales de los trabajadores, para la inspección y para la empresa, por lo que va a movilizar el dato. 

Las plataformas con los programas de registro que van a permitir movilizar el dato deben cumplir con su seguridad y trazabilidad, ya que se maneja información persona de los trabajadores. Esta será la mínima necesaria para el cumplimiento y manejo del registro, en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos, pero contendrá información personal de los empleados, en cualquier caso.

Para ello, el Consejo para el Registro de la Jornada se encuentra promoviendo que los programas que utilicen las empresas para el registro de la jornada vayan cuenten con certificaciones que aseguren esa trazabilidad al mismo tiempo que proporcionan la seguridad del dato. 

“El registro de jornada no es un fin, es un medio (...). La norma va a obligar a que el registro de jornada sea accesible, tenga trazabilidad y sea digital. (...) Nosotros promovemos que los sistemas de registro de jornada vayan avanzando hacia certificaciones, para garantizar esa información”. 

En ese sentido, avisaron que lo recomendable, por parte de los negocios, es el uso de plataformas cuyos sistemas digitales para el registro de la jornada tengan el Esquema Nacional de Seguridad de alto nivel (ENS), un estándar que proporciona las medidas más estrictas de protección cuando se maneja información sensible o cuyo uso presenta importantes riesgos.

“Este estándar permitirá que el sistema sea fiable, seguro, accesible y trazable (...). Si dentro de nuestra empresa ya utilizamos sistemas que cumplan, como mínimo, con ese Esquema Nacional de Seguridad de alto nivel, vamos a estar seguros de que vamos a cumplir las medidas de seguridad y trazabilidad de la información”. 

Información básica a la que se podrá acceder con el nuevo registro de jornada

El presidente del CERJ también recordó que el registro, no solo marcará el inicio y fin de jornada, sino también las pausas. Este aspecto será esencial, ya que todo el tiempo que no se registre como una pausa será computado como jornada efectiva. Por lo tanto, contará como tiempo de trabajo.

Asimismo, con esa norma se eliminará la posibilidad de realizar registros digitales automáticos. “Uno de los cambios principales es que será el empleado el que tenga que realizar el control del horario en todos los casos. Con esa norma se va a limitar o se va a prohibir el uso de sistemas automáticos de registro de jornada”. 

Cualquier nuevo sistema de control del registro de la jornada deberá permitir acceder a información como la siguiente, en cada uno de sus registros:

• Identificación única, que va a permitir dar trazabilidad a ese registro.
• Hora de inicio y hora de fin, pero también jornada teórica.
• Si la jornada que se realiza es completa o parcial.
• Si las horas que se hacen de más son extra o complementarias. 
• Si el trabajo se realiza de forma a distancia o itinerante. 
• Que mida los tiempos de espera y los tiempos a disposición de la empresa. “importante para los trabajos en los que se realizan guardias, ya que permitirá medir todos esos tiempos. 
• Además, deberá tener capacidad para asegurar que el dato es fiable, que, en parte se medirá también recopilando la información sobre:
  • Quién ha hecho el registro.
  • Quién lo ha supervisado.
  • Quién ha accedido a esa información.
  • Si el trabajador solicitó algún tipo de modificación. “Tendrá que poder hacerlo de manera sencilla y trazable. Que sea posible conocer cuándo se realizó la petición de fichaje, a través de qué medio, cuándo se aprobó. Que tengamos toda la información en ese control de tiempo de la compañía”.
  • Que el trabajador pueda acceder al horario allá donde esté. “Que pueda comprobar su jornada laboral; saber, realmente, cuánto tiempo teórico tenía ese día; cuánto ha trabajado; y que le permita conocer cuándo empieza y termina su tiempo de descanso.