Los autónomos que trabajan en casa también pueden deducirse algunos gastos: estos son los más habituales

Muchos autónomos han convertido una parte de su vivienda en su lugar de trabajo habitual. Se ocupan de su negocio o de su actividad profesional desde su salón o han convertido una habitación concreta en su despacho y se preguntan qué parte de esos gastos domésticos pueden considerarse deducibles.

Según explicó a este diario el abogado fiscalista Borja De Abadal Gámiz, socio de Augusta Abogados, la clave es entender que la vivienda puede tener un uso mixto y que solo se desgrava aquello que esté vinculado de forma directa a la actividad profesional desarrollada. El experto recordó a este diario que “la piedra angular de muchos cálculos posteriores es cuántos metros se destinan de forma habitual y exclusiva al trabajo”.

Esa decisión inicial condiciona todo lo demás, porque afecta al alquiler, a los impuestos de la vivienda, a los suministros y a la tecnología que el autónomo utiliza para desempeñar su actividad. De Abadal advirtió que “quien no comunica esos metros afectos empieza con mal pie; porque Hacienda puede discutir la deducción desde el primer minuto”.

1. El primer paso: declarar a Hacienda cuántos metros de vivienda se usarán para el negocio  
2. Hacienda también puede admitir como gasto las comidas fuera de casa
3. La tecnología es una de las deducciones principales para autónomos que teletrabajan 
4. Reformas, eficiencia energética y vehículo muestran los límites de lo que puede deducirse

El primer paso: declarar a Hacienda cuántos metros de vivienda se usarán para el negocio  

Una vez comunicada la afectación parcial en el censo, la vivienda deja de ser únicamente un gasto familiar y pasa a convertirse también en una estructura de costes del negocio. De tal modo que, en los pisos en propiedad, pueden imputarse la amortización del inmueble y una parte proporcional del IBI, de la comunidad de propietarios, del seguro del hogar o de la tasa de basuras.

Si la vivienda es de alquiler, “puede aplicarse esa misma proporción sobre la renta mensual, siempre que exista coherencia entre lo declarado por el arrendador y por el autónomo inquilino”. El fiscalista recuerda que el porcentaje “debe basarse en los metros afectos declarados y no en estimaciones aproximadas”.

Las reglas cambian cuando entran en juego los suministros. Ya que aquí la norma establece un cálculo propio. “La ley solo permite aplicar el porcentaje de metros afectos sobre un 30% adicional del gasto anual en luz, agua, gas, teléfono e internet”.

Ese sistema evita las deducciones a ojo, que antes eran habituales, ya que muchos profesionales aplicaban porcentajes arbitrarios sobre los recibos. Borja De Abadal explicó que la norma “abre una puerta pequeña, pero existente, a discutir porcentajes superiores si el autónomo consigue acreditarlos con pruebas sólidas”.

Hacienda también puede admitir como gasto las comidas fuera de casa

Las comidas representan otro capítulo importante para todos los autónomos, incluso quienes trabajan desde casa y se desplazan en ocasiones para visitar clientes o asistir a reuniones.

El fiscalista explicó que esta deducción solo se admite cuando el gasto se realiza fuera del hogar por motivos estrictamente profesionales, y siempre que se pague por medios electrónicos para poder demostrar que lo ha hecho el interesado.

Con todo y con ello, los límites diarios son de 26,67 euros en España y 48,08 euros en el extranjero, siempre con factura y justificante de pago. El fiscalista recomienda anotar en el propio tique una referencia al encuentro o desplazamiento, “porque ayuda a justificar el gasto si años después la Administración lo revisa”.

También las comidas de trabajo con clientes pueden considerarse un gasto deducible, “siempre que estén vinculadas a la actividad y sean razonables en su cuantía”. Y es que eEl Tribunal Supremo ha recordado que estas atenciones no son regalos, sino una herramienta comercial cuando existe documentación suficiente.

Otra deducción frecuente entre quienes trabajan desde casa es el seguro médico, “que para los autónomos tiene un tratamiento fiscal específico”, según el experto. La ley permite imputar las primas del contribuyente, de su cónyuge y de sus hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio, con un límite general de 500 euros por persona.

La tecnología es una de las deducciones principales para autónomos que teletrabajan

Las inversiones en tecnología también forman una de las principales partidas de gastos deducibles para los autónomos que teletrabajan. Así, “ordenadores, pantallas, impresoras, sillas ergonómicas o mobiliario especializado deben deducirse mediante amortización cuando tienen una vida útil superior al año”.

Cuando los bienes tienen un uso mixto, como una tableta que utilizan distintos miembros de la familia, “la afectación íntegra es mucho más difícil de defender ante Hacienda”. En este sentido, Borja De Abadal señala que “la solución más limpia suele ser contratar una segunda línea exclusiva para el negocio”.

Las deducciones por inversiones también incluyen un incentivo poco conocido, según el experto, “cuando el autónomo reinvierte beneficios en activos nuevos afectos a la actividad”. En esos casos puede aplicarse una deducción en cuota vinculada a la reinversión, aplicable a compras como ordenadores, pantallas, impresoras, unidades externas de almacenamiento, mobiliario o incluso un local destinado a la tarea profesional, “siempre que los bienes se mantengan en funcionamiento durante cinco años”.

Reformas e inversiones en eficiencia energética

Por otro lado, las reformas en la vivienda exigen especial precaución, porque no todas pueden imputarse a la actividad. “Si las obras afectan directamente al espacio de trabajo, como cerrar una habitación para crear un despacho independiente o mejorar el aislamiento de un estudio, pueden tratarse como inversiones afectas”, señaló Borja De Abadal.

En cambio, las deducciones por eficiencia energética no se aplican a los metros dedicados a actividad económica, porque la norma los excluye expresamente. El resultado es que una misma obra puede tener dos tratamientos distintos según se refiera al hogar o al despacho.

El vehículo, el gasto más controvertido para cualquier autónomo

El vehículo es otro de los clásicos en la discusión fiscal para todos los autónomos, y todavía más para quienes trabajan desde casa y realizan pocos desplazamientos profesionales. “Hacienda rara vez admite la afectación de este gasto en IRPF, salvo en actividades muy específicas, como en el caso de taxistas o repartidores, puesto que el uso profesional es evidente”.